Organiser vos documents à la maison étape par étape

Comment, alors, organiser vos documents?

À un moment ou un autre de notre vie, il nous est demandé de fournir des documents pour diverses raisons, que ce soit pour la santé, les finances, la banque, etc. Le problème surgit parfois quand il faut retrouver ces documents : on perd du temps, on se stresse, et parfois, cela peut même engendrer des frais pour obtenir un duplicata. Est-ce que cela vous parle ?

Dans cet article, je vais vous montrer comment organiser vos documents de manière simple et efficace. C’est parti !

Préparez-vous:

Réservez un jour dans votre agenda pour cette tâche. Le temps nécessaire pour organiser les documents dépendra de la quantité que vous en avez. Gardez bien votre objectif en tête car il est probable que l’espace que vous choisirez pour trier vos documents se transformera en un mini-chaos ! 🙂

Voici ce dont vous aurez besoin :
  • Post-its (ou similaire)
  • Stylo
  • Chemises dossier A4 (blanches ou colorées)
  • Feuilles A5
  • Marque-pages adhésifs
  • Étiquettes autocollantes

Tout ce dont vous allez besoin

Étape 1 : La chasse

Rassemblez tous les documents qui traînent dans les tiroirs de la maison, sans en oublier un seul, et empilez-les.

Étape 2 : Créer des « petites maisons » pour vos documents

Commencez par créer des sous-catégories (les "petites maisons" pour vos documents) pour chaque entité (électricité, eau, internet, etc.). Notez chaque sous-catégorie sur un post-it au fur et à mesure que vous trouvez et identifiez les documents correspondants.

Étape 3 : Chaque document à sa place

Une fois que vous avez défini les sous-catégories, créez des catégories principales qui vont les englober.
Par exemple :
  • Catégorie "SERVICES" → Sous-catégories "INTERNET", "ÉLECTRICITÉ", "EAU".
  • Catégorie "ASSURANCES" → Sous-catégories "VOITURE", "MAISON", etc.

Étape 4 : Choisissez la praticité avant le prix

Après avoir identifié le nombre de catégories, recherchez l'organisateur qui convient le mieux à vos besoins.
Voici quelques options :

Étape 5 : Pas d’étiquettes, pas d’efficacité

Si vous avez choisi des classeurs avec des séparateurs, étiquetez chaque catégorie sur le séparateur correspondant. Si vous avez opté pour des classeurs individuels, inscrivez la catégorie sur le devant de chaque classeur.

Dossier à suspendre pour box porte dossier

Étape 6 : Organisez chaque sous-catégorie

Prenez une chemise dossier A4 et utilisez un marque-page pour créer un séparateur. Collez une étiquette sur ce marque-page et inscrivez-y une sous-catégorie (ex. électricité). Répétez cette opération pour chaque sous-catégorie, en veillant à ce que chaque chemise dossier représente une sous-catégorie unique.

Chemise dossier avec une marque page
Marque-page avec étiquette

Si vous avez les sous-sous-catégories :
Dans le cas de la catégorie "santé" - sous-catégorie "ordonnances", vous pouvez créer des sous-sous-catégories si votre foyer est composé de plusieurs personnes. Pour cela, utilisez une feuille A4 pliée en deux pour regrouper les ordonnances de chaque personne et notez leur prénom.

Sous-sous catégorie - feuille A4 pliée

Étape 7 : Le résultat final

Au final, votre dossier par catégorie devrait ressembler à la photo ci-dessous.

Étape 8 : Ranger de façon accessible

Placez votre organisateur de documents dans un endroit accessible pour que tout le monde puisse y avoir accès. Toute la famille devrait être informée de cette organisation. Imaginez qu’un jour, vous n'êtes pas à la maison et que vous avez besoin d'un document en urgence ! Il suffira d’appeler quelqu'un chez vous, et il pourra retrouver facilement le document dont vous avez besoin.

Astuce :

Ayez un panier où vous pouvez déposer les documents qui arrivent régulièrement dans votre maison. Déposez-les là en attendant de les trier, mais ne laissez pas cela s'accumuler pendant des mois. Prévoyez un jour par semaine ou par mois pour organiser ces documents.

Pour en savoir plus sur la durée de conservation des documents : Consultez le site Service Public pour connaître les délais de conservation des documents.

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